Sơ đồ tổ chức công ty là gì ? Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là như thế nào? Đây là một trong những câu hỏi mà bất kể ai khi thành lập doanh nghiệp đều phải trải qua. Loại sơ đồ này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình điều hành của doanh nghiệp. Vậy, để đưa ra lời giải đáp chính xác và hiệu quả nhất. Zafago chia sẻ đầy đủ thông tin mới nhất trong bài viết sau cho bạn cùng tìm hiểu.

Giải nghĩa về sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Sơ đồ tổ chức công ty là một biểu đồ trực quan mô tả các đặc điểm, hình dạng và hình ảnh đại diện cho các vị trí hoặc con người trong một doanh nghiệp. Loại biểu đồ này có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt như sau:

• Sơ đồ có thể cho thấy hệ thống phân cấp và cấu trúc nội bộ của công ty.
• Giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của họ.
• Kế hoạch có tác dụng làm rõ trách nhiệm cũng như vai trò của các bộ phận.
• Thông tin liên hệ của nhân viên sẽ được lưu trữ dễ dàng hơn.
• Bộ phận quản lý dễ dàng nắm được số lượng nhân viên.
• Giúp nhân viên hiểu rõ lộ trình phát triển nghề nghiệp của mình.

Tìm hiểu về loại hình sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Tại sao phải cơ cấu tổ chức công ty?

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức. Bao gồm nhiều công việc riêng biệt, cũng như các công việc nhóm. Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) phụ thuộc lẫn nhau. Chuyên môn hoá và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được tổ chức theo các khâu, các cấp. Để thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.

Một vài lý do khiến bạn phải xây dựng sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp của mình

Cơ cấu tổ chức của công ty là một tập hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau. Phụ thuộc và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Một vài lý do mà doanh nghiệp cần phải có cơ cấu tổ chức rõ ràng như sau:

• Trong một tổ chức, tuy có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều thống nhất và tập trung nhằm tạo ra kết quả thực hiện những mục tiêu đã xác định của tổ chức.
• Mọi thành viên trong tổ chức đều có vai trò nhất định và đóng góp công sức của mình để giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung.
• Sự phân công lao động cho từng thành viên, đảm bảo cho các thành viên chuyên môn và hoạt động sâu về một công việc nhất định. Sự phân công phù hợp sẽ tác động đến hiệu quả của tổ chức.
• Một tổ chức phải có sự thống nhất về phương hướng, nó là điều kiện tạo ra trật tự trong tổ chức. Đồng thời, giúp nỗ lực sáng tạo, nâng cao trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn.

Những mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến hiện nay 

Trong phần này, Zafago sẽ chia sẻ với bạn về một số mẫu sơ đồ tổ chức công ty đang được sử dung nhiều nhất hiện nay. Bạn có thể tham khảo chi tiết cho doanh nghiệp của mình như sau:

1. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty với quy mô nhỏ:

Đối với mô hình công ty nhỏ, bạn có thể tham khảo chi tiết về các thông tin đưa ra dưới đây về một sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp này:

1.1 Phần lưu đồ dòng:

Lưu đồ dòng sẽ thể hiện các chức năng và thứ bậc của một nhóm nhân viên. Thông thường, sẽ có một Giám đốc điều hành đứng đầu hội đồng quản trị, tiếp theo là trợ lý giám đốc / giám đốc khu vực. Với loại sơ đồ tổ chức này, các nhiệm vụ của nhân viên trở nên rất cụ thể và nhân viên không thể tham gia vào các quyết định của tổ chức.

1.2 Đối với sơ đồ tổ chức chức năng:

Các tính năng của biểu đồ tổ chức công ty cho mẫu biểu đồ tổ chức chức năng này là gì? Tức là có sự giao tiếp giữa các bộ phận, một nhân viên có thể được quản lý bởi nhiều nhà quản lý khác nhau. Như vậy, loại sơ đồ này đã khắc phục được tình trạng chuyên môn hóa quá mức dẫn đến sơ đồ tổ chức bị mất liên kết nội bộ. Mặt khác, nhược điểm của loại sơ đồ này là có thể dẫn đến xung đột và nhầm lẫn trong việc phân công nhiệm vụ và truyền đạt kết quả công việc.

Mẫu về sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ

1.3 Sơ đồ tổ chức về dự án:

Là một dạng sơ đồ thể hiện nhiệm vụ của các nhân viên được giám sát bởi các nhóm chuyên trách và quản lý dự án. Vì vậy, tương ứng với mỗi dự án sẽ có một người quản lý (giám đốc). Mỗi người quản lý có xu hướng làm việc độc lập để dễ dàng đạt được mục tiêu.

1.4 Sơ đồ tổ chức về ma trận:

Sơ đồ ma trận là một sơ đồ kết hợp giữa sơ đồ dự án và sơ đồ chức năng. Quyền hạn của nhân viên sẽ khác nhau giữa các dự án trong một hệ thống phân cấp. Điều này sẽ làm nổi bật tính linh hoạt và độc lập của cả hệ thống trong khi vẫn duy trì quyền lực của người lãnh đạo.

2. Mẫu sơ đồ tổ chức cho loại hình công ty cổ phẩn

Trước khi biết mẫu sơ đồ tổ chức công ty cổ phần là gì thì cũng cần hiểu rõ về khái niệm công ty cổ phần. Là loại hình công ty có tư cách pháp nhân, được thành lập bằng sự góp vốn của các cổ đông. Số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không giới hạn số lượng tối đa. Trong đó, loại hình này sẽ được phân chia thành 2 mô hình cụ thể như sau:

2.1 Đối với mô hình số 1:

• Đại hội đồng cổ đông
• Ban giám đốc
• Bảng điều khiển
• Giám đốc
• Tổng giám đốc

Lưu ý: đối với công ty có dưới 11 cổ đông và cổ đông là tất cả các tổ chức nắm giữ dưới 50% cổ phần thì không phải thành lập Ban kiểm soát.

Mẫu sơ đồ tổ chức loại hình công ty cổ phần

2.2 Đối với mô hình số 2:

• MÔ HÌNH 2
• Đại hội đồng cổ đông
• Ban giám đốc
• Giám đốc
• Tổng giám đốc.

Lưu ý: đối với mô hình này, có ít nhất 20% thành viên độc lập, phải thành lập Ban kiểm soát nội bộ cùng với Hội đồng quản trị.

3. Sơ đồ tổ chức đối với loại hình công ty một thành viên:

Sở hữu độc quyền là một loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu có thể là một tổ chức hoặc một cá nhân. Chủ sở hữu công ty sẽ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ liên quan đến bất động sản của công ty trong phạm vi số vốn cổ phần.

3.1 Đối với mô hình số 1:

Chủ tịch công ty: Do chủ sở hữu công ty bổ nhiệm. Có quyền và trách nhiệm như chủ sở hữu doanh nghiệp, nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp nhưng không thực hiện được quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc / Giám đốc;

Giám đốc điều hành / Giám đốc: Có thể do Chủ tịch / Hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc công ty cũng có thể thuê giám đốc bên ngoài. Nhiệm vụ chính là điều hành hoạt động của công ty, thời hạn tối đa là 05 năm.

Mẫu sơ đồ tổ chức cho loại hình doanh nghiệp 1 thành viên

3.2 Đối với mô hình số 2:

Hội đồng thành viên: gồm từ 3 đến 7 người, chủ doanh nghiệp là người chỉ định Hội đồng thành viên. Có quyền và trách nhiệm như chủ sở hữu doanh nghiệp, nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp nhưng không thực hiện được quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc / Giám đốc;

Giám đốc điều hành / Giám đốc: Có thể do Chủ tịch / Hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc công ty cũng có thể thuê giám đốc bên ngoài. Nhiệm vụ chính là điều hành hoạt động của công ty, thời hạn tối đa là 05 năm.

4. Sơ đồ tổ chức đối với loại hình công ty xây dựng:

Hoạt động chính của công ty xây dựng là tư vấn, thiết kế, xây dựng, quản lý, giám sát và nghiệm thu các loại công việc. Dựa vào đặc điểm này bạn có đoán được sơ đồ tổ chức của công ty là gì không? Mặc dù cơ cấu tổ chức của mô hình kinh doanh xây lắp rất đa dạng nhưng nhìn chung vẫn xoay quanh hai yếu tố chính là quy mô sản phẩm và dịch vụ cơ bản. Các công ty thường dựa vào trọng tâm của công ty cũng như lĩnh vực kinh doanh chính để xây dựng sơ đồ. Dưới đây là ví dụ về sơ đồ tổ chức cơ bản của công ty xây dựng, bạn có thể tham khảo:

Mẫu sơ đồ tổ chức cho loại hình công ty xây dựng

5. Sơ đồ tổ chức đối với loại hình công ty sản xuất:

Do đặc thù của công ty sản xuất là tự chủ sản xuất trong khuôn khổ pháp luật nên cơ cấu tổ chức của mô hình kinh doanh này thiên về sự gọn nhẹ, thống nhất để đảm bảo sự hợp tác và hỗ trợ giữa hai bên. Vì vậy, công ty sản xuất thường được chia thành nhiều bộ phận, tổ sản xuất giữ một nhiệm vụ riêng. Nhưng giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau tạo nên một thể thống nhất.

Mẫu sơ đồ tổ chức cho loại hình công ty sản xuất

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty dựa vào yếu tố nào?

Ban lãnh đạo cấp cao nên nghiên cứu mô hình sơ đồ tổ chức nào có thể hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động nội bộ của công ty. Và đưa ra quyết định cuối cùng mà họ sẽ quyết định sử dụng. Trong đó, để xây dựng sơ đồ tổ chức công ty mang lại hiệu quả. Bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Hình vẽ thể hiện rõ vị trí, mối quan hệ tương tác / tỷ lệ và các kênh giao tiếp chính thức giữa các nhân viên, các phòng ban, bộ phận;
• Mô tả chức năng cơ bản của các phòng ban trong công ty;
• Mô tả chức vụ và quyền hạn của từng vị trí;
• Thể hiện quá trình làm việc của các bộ phận.

Một vài nguyên tắc trong xây dựng sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp

Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức phòng ban cho công ty 

Không chỉ tìm hiểu về hình thức tạo dựng sơ đồ tổ chức công ty như thế nào ở trên. Bạn cũng phải nắm rõ các nguyên tắc trong quá trình xây dựng sơ đồ tổ chức các phòng ban cho doanh nghiệp như sau:

• Nguyên tắc chỉ huy thống nhất: công việc sẽ do một người báo cáo và thống nhất;

• Nguyên tắc gắn với mục tiêu: tức là cơ cấu tổ chức của công ty phải được xây dựng một cách thống nhất theo mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của công ty.
• Nguyên tắc hiệu quả: sơ đồ tổ chức của công ty được xây dựng nhằm mang lại hiệu quả hoạt động tối ưu nhất với chi phí quản lý và điều hành thấp nhất.
• Nguyên tắc cân bằng: giữa các bộ phận phải có sự cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm. Đồng thời, nguyên tắc cân bằng còn thể hiện ở khối lượng công việc giữa các bộ phận
• Nguyên tắc linh hoạt: Sau khi xây dựng sơ đồ, các bộ phận phải thích ứng và ứng phó với các tác động bên ngoài để sơ đồ phát huy hiệu quả.

Những phương pháp xây dựng sơ đồ tổ chức DN vừa và nhỏ 

Bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều cần phải hoạt động với một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Một mô hình kinh doanh chiến lược và chuyên sâu thể hiện một cách nhất quán các mối quan hệ báo cáo và thúc đẩy giao tiếp thông suốt. Kết quả là quy trình làm việc cực kỳ hiệu quả. Phương pháp để xây dựng sơ đồ doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:

• Lưu lại tất cả các vị trí trong công ty. Tạo mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và tương lai. Nêu rõ nhiệm vụ và công việc của từng vị trí cũng như các kỹ năng và kinh nghiệm tối thiểu cần có cho vị trí đó.
• Vạch ra quy trình hoàn thành công việc theo các quy tắc hiệu quả nhất và cách thông tin được chia sẻ trong công ty của bạn.

Phương pháp xây dựng sơ đồ doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dựa vào hình vẽ này, bạn sẽ biết được đâu là đội chính của mình và cách bạn sẽ phân công nhiệm vụ cho từng vị trí. Ví dụ: bạn có thể muốn có các bộ phận thiết kế, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và sản xuất. Một bước quan trọng trong phần này là đảm bảo rằng biểu đồ tổ chức thúc đẩy giao tiếp thông suốt trong toàn công ty.

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty để làm gì?

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty cũng là một cách gián tiếp xác định trách nhiệm và vai trò của mọi người trong bộ máy của công ty.

Bằng cách nhìn vào sơ đồ, nhân viên cũng sẽ biết được công việc của họ được thực hiện như thế nào? Ai là người quản lý, ai là người báo cáo cho họ? Và ai là người chịu trách nhiệm về công việc? Vì vậy, có thể nói các mối quan hệ, phương thức giao tiếp, trao đổi công việc cũng được chỉ rõ qua sơ đồ.

Đồng thời từ sơ đồ tổ chức công ty có thể đánh giá được nội lực của công ty có phù hợp với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó, người quản lý sẽ thấy rõ được sự đóng góp của từng bộ phận có phù hợp với chiến lược của công ty hay không.

Bài viết chia sẻ trên đây, Zafago đã giúp bạn tìm hiểu kỹ lưỡng về sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cơ cấu tạo dựng ra sơ đồ cho doanh nghiệp mang lại hiệu quả tốt nhất. Ngoài những thông tin chia sẻ chi tiết này, bạn còn điều gì vướng mắc khác. Hãy để chuyên gia của Zafago giải đáp nhanh nhất.

Những nội dung có thể bạn quan tâm:

• Chiến lược sản phẩm là gì? Vai trò đối với mỗi doanh nghiệp
• Phần mềm KPI là gì? Các phần mềm KPI tốt nhất hiện nay
• Xu hướng Marketing hiệu quả và chuyên nghiệp mới nhất
• Mục tiêu Smart là gì? Cách thiết lập mục tiêu smart hiệu quả

• Văn hóa doanh nghiệp là gì? Các bước xây dựng văn hóa DN